ARQUEO DE CAJA
Arqueo de caja: Consiste en la
comprobación física o material del saldo de caja detallando en una relación
como está constituida la existencia del efectivo.
El arqueo de caja es el análisis de las transacciones del
efectivo, en un momento determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta
corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo,
cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están
llevando adecuadamente.
Los auditores o ejecutivos asignados
para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el
cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o
sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas
diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada diferencias
de caja. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes
como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la
cuenta diferencias de caja se deberá cancelar contra la de pérdidas y
ganancias.
El arqueo de caja primero se
tiene que definir lo que significa recuento de caja, ya que se tiende a
denominar a las dos operaciones por igual:
- Recuento de caja: consiste en contar y anotar
el dinero en metálico (billetes y monedas) que existe en caja al finalizar
el período, obteniendo la suma total, y verificar los documentos de cobro
y pago justificativos de las anotaciones de libro de caja.
- Arqueo de caja: es
la comprobación de que los totales del recuento de caja coinciden con los
saldos finales que figuran en el libro de caja.
También debe comprobarse la
coincidencia del saldo de los documentos de cobro y pago que se hayan anotado
en el libro. Si durante el arqueo de caja se detecta alguna diferencia, que
puede deberse a equivocaciones en el cobro o pago en metálico, errores en la
confección de recibos o anotaciones en el libro, extravíos, u olvido de
confección de algún justificante de cobro, debe enmendarse el error. Si no se
consigue averiguar la causa del desfase, deberá anotarse en el libro de
registro de caja la desviación detectada.
El documento en el cual se registra
el recuento de caja y se verifica el arqueo se denomina acta de arqueo de caja.
En él se detallan, por separado, todo el dinero en metálico y los documentos de
cobro y pago que se encontraban en caja en el momento del recuento. Una vez
cumplimentada el acta, es imprescindible comparar el saldo del libro de caja
con el resultado del recuento para comprobar que coinciden y, si no es así,
detectar el error producido y proceder a su solución.
Piedra (pp.62, 63) expresa
que el arqueo de caja consiste en
verificar que el dinero existente en las arcas de la unidad económica coincide
con el saldo de las cuentas representativas de caja. El motivo de esta
comprobación radica en que, al efectuar los diversos cobros y pagos, pueden
haberse originado errores que conllevan que el saldo contable difiera de las
existencias finales de dinero. Estas diferencias que surgen al efectuar el
arqueo de caja se denominan diferencias de arqueo. En el caso de que existan
tales diferencias, se deberá analizar sus causas, entre las cuales se podrían
citar las siguientes:
- Errores en el registro contable
- Extravío o falta de justificantes
- Errores en los cobros o en los pagos.
Una vez analizado el origen de las
citadas diferencias. Se deberá ajustar el saldo contable al importe que arroja
el arqueo. Para ello, generalmente, la empresa puede optar por las siguientes
alternativas:
- Designar un cajero que se haga responsable de
las diferencias de arqueo. En este caso, al cajero responsable se le suele
pagar una cantidad de dinero estipulada que recibe la denominación de
quebranto de moneda. normalmente incluida en su sueldo, con la finalidad de
que responda en todo momento de las diferencias de arqueo que se originen.
De esta forma, las diferencias surgidas serán cubiertas por el propio
cajero y, por tanto, las existencias finales según arqueo coincidirán
siempre con el saldo contable de las cuentas representativas de caja, no
generando anotación contable alguna.
- Asumir como propias las diferencias de arqueo.
Si la empresa optase por esta alternativa, las diferencias de arqueo
deberán reasignarse contablemente cargando o abonando las cuentas de caja
con abono o cargo, respectivamente, a una cuenta diferencial cuyo saldo se
imputará finalmente al resultado del ejercicio.
Bibliografía
- Hortigüela
Valdeande, Ángeles, Análisis y gestión de los instrumentos de
cobro y pago, Editorial Paraninfo, 2012
- Piedra Herrera, Francisca. Contabilidad
Financiera I, Delta Publicaciones, 2009
- Soldevila, Pilar y Oliveras
Sobrevías, Ester. Contabilidad general con el nuevo
PGC, Profit Editorial, 2010
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